Estados Unidos: Guía básica para completar el formulario I-9 dirigido a empleadores

Completar el formulario I-9 es una obligación crucial para todos los empleadores en Estados Unidos. Este formulario, requerido por ley desde el 6 de noviembre de 1986, sirve para verificar la identidad y la autorización de empleo de cada nuevo empleado en EE.UU. Este proceso asegura que los empleadores cumplan con las regulaciones migratorias y evita sanciones severas.

¿Qué es el formulario I-9?

El formulario I-9, Verificación de Elegibilidad para Empleo, es utilizado para confirmar que los empleados tienen la autorización legal para trabajar en Estados Unidos. Esto incluye a ciudadanos estadounidenses, residentes permanentes y extranjeros autorizados para trabajar. La correcta cumplimentación del formulario no solo es un requerimiento legal, sino una medida preventiva para evitar sanciones civiles y, en casos extremos, penales.

¿Cómo completar el formulario I-9?

El formulario se divide en tres secciones clave:

• Sección 1: Información del empleado

  • Debe ser llenado y firmado por el empleado a más tardar en su primer día de trabajo. El empleado debe declarar su estatus migratorio y proporcionar documentos que prueben su identidad y autorización para trabajar. Estos documentos deben ser originales, salvo el certificado de nacimiento, que puede ser una copia certificada.

• Sección 2: Revisión y verificación del empleador

  • El empleador debe completar esta sección dentro de los 3 días hábiles posteriores al primer día de trabajo del empleado. Aquí, el empleador verifica los documentos presentados por el empleado y asegura que son auténticos.

• Sección 3: Re-verificación y recontrataciones (si corresponde)

  • Esta sección se utiliza para re-verificar la autorización de empleo cuando esta ha expirado o en casos de recontratación. Debe completarse si el empleado vuelve a ser contratado dentro de los 3 años de la fecha de la primera formulario I-9 completado.

Documentos aceptables

Los empleados deben presentar uno o dos documentos de la Lista A, uno de la Lista B y uno de la Lista C:

• Lista A: Documentos que prueban tanto la identidad como la autorización para trabajar (por ejemplo, un pasaporte estadounidense).
• Lista B: Documentos que prueban solo la identidad (como una licencia de conducir).
• Lista C: Documentos que prueban solo la autorización para trabajar (como una tarjeta de autorización de empleo).

¿Qué hacer si no se tiene el documento original?

En algunos casos, se puede presentar un recibo de solicitud para reemplazar documentos perdidos o dañados. Sin embargo, el documento reemplazado debe ser presentado dentro de los 90 días posteriores a la contratación.

Retención del formulario I-9

El formulario I-9 debe ser mantenido por el empleador durante la duración del empleo del trabajador y por al menos 3 años después de la fecha de contratación o 1 año después de la terminación del empleo, lo que sea más largo. Aunque no es obligatorio hacer copias de los documentos revisados, si se hacen, deben ser almacenadas durante el mismo período de retención.

Para más detalles sobre cómo completar correctamente el Formulario I-9, puedes visita el sitio oficial en I-9 Central.

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